Skip Navigation Links

                    

آيين‌نامه نامه

در مركز پژوهش‌هاي علمي دانشجويان نامه‌ها به 2 دسته تقسيم مي‌شوند:

1-   نامه‌هاي ارسالي

2-   نامه‌هاي دريافتي

نامه‌هاي ارسالي:

شامل تمامي نامه‌هايي مي‌باشد كه از مركز پژوهش‌هاي علمي دانشجويان با امضاء سرپرست مركز به مقصد ارسال مي‌گردد. هيچ نامه‌اي نبايد بدون امضاء صادر شود.

ويژگي‌هاي روي نامه:

روي نامه‌هاي ارسالي موارد زير ذكر مي‌شود:

1-   نام دريافت‌كننده

2-   عنوان

3-   تاريخ

4-   شماره

5-   پيوست

6-   متن نامه

7-   عنوان و امضاي فرستنده

چگونگي وارد كردن اطلاعات نامه‌هاي ارسالي در دفتر انديكاتور

 دفتر انديكاتور شامل 5 ستون مي‌باشد كه به ترتيب موارد زير در آن بايد يادداشت شود:

1-   شماره نامه

2-   تاريخ صدور نامه

3-   گيرنده

4-   موضوع نامه

5-   پيوست

 

در كليه نامه‌هاي ارسالي مركز پژوهش‌هاي علمي دانشجويان حرف پ و عدد 910 نوشته مي‌شود و بعد شماره نامه قرار مي‌گيرد و بين همه اينها مميز گذاشته مي‌شود. به طور مثال:   7602/910/پ.

 در رديف مربوط به تاريخ، تاريخ صدور نامه ثبت مي‌شود.اگر نامه پيوست دارد و روبروي پيوست، كلمه "دارد" نوشته مي‌شود و تعداد برگ‌هاي پيوست ذكر مي‌شود. در صورتي كه نامه پيوست نداشته باشد، در محل ذكر شده كلمه "ندارد" گذاشته مي‌شود. به عنوان مثال فرم زير نمونه‌اي از اين مورد است.

به شكل زير:

شماره: ...............................                                7602/910/پ

تاريخ:   ..............................                                4/2/86

پيوست: ..............................                                دارد )2 برگ(

 

ارسال نامه‌ها در مركز به 4 شكل مي‌باشد:

1-   ارسال نامه توسط نامه‌رسان

نامه‌هايي كه توسط نامه‌رسان ارسال مي‌گردد، ابتدا در دفتر مراسلات ثبت مي‌گردند و گيرنده نامه بايد در محل امضاء، امضاء نمايد.

 ويژگي‌هاي دفتر مراسلات: هر صفحه اين دفتر، مانند دفتر انديكاتور شامل شماره، موضوع نامه، نام شخصي كه نامه به وي ارسال مي‌شود، و امضاء شخص دريافت‌كننده مي‌باشد. بعد از پركردن رديف مربوط به نامه در دفتر مراسلات، نامه‌رسان، نامه را به همراه دفتر جهت گرفتن امضاء  به مقصد مي‌برد.

 

2-   ارسال نامه توسط پست

نامه در پاكت نامه قرار گرفته و با درج مشخصات فرستنده و گيرنده روي پاكت، به صورت سفارشي ارسال مي‌گردد و قبض پست بر روي نسخه‌اي كه بايگاني مي‌شود ضميمه مي‌شود و تا اطمينان از دريافت نامه توسط گيرنده، قبض بايد باقي بماند.               

3-   ارسال نامه از طريق فاكس

نامه از طريق فاكس به مكان مورد نظر فرستاده مي‌شود، حتماً بايد نام فردي كه فاكس را دريافت كرده است از طريق تلفن گرفته و در دفتر مراسلات يادداشت شود. 

 

 

4-   ارسال نامه توسط پيك

پس از ارسال توسط پيك، از طريق تلفن از رسيدن نامه مطمئن شده و نام دريافت‌كننده نامه در دفتر مراسلات يادداشت شود.

 

نامه‌هاي وارده:

نامه‌هايي كه وارد مي‌شوند، در دفتر انديكاتور شماره زده مي‌شود و روي نامه نيز شماره و تاريخ دريافت نوشته مي‌شود. تاريخ و شماره زدن نامه‌هاي وارد شده نيز مانند نامه‌هاي ارسالي مي‌باشد.

بايگاني نامه‌هاي صادره و وارده:

1-   بايگاني دستي

2-   بايگاني كامپيوتري

بايگاني دستي: در هر سال 2 زونكن تهيه مي‌شود. 1 زونكن براي نامه‌هاي ارسالي و 1 زونكن براي نامه‌هاي وارده مي‌باشد. نامه‌هاي ارسالي به ترتيب شماره و نامه‌هاي وارده به ترتيب تاريخ ورود بايگاني مي‌شوند.

بايگاني كامپيوتري: نامه‌اي كه تايپ مي‌شود بايد در جاي مخصوصي قرار گيرد. در مركز پژوهش‌هاي علمي دانشجويان نيز به همين شكل است: نامه در يك درايو خاص (Drive D) بايگاني مي‌شود و افرادي كه نامه‌ها به آنها ارسال مي‌گردد، هر كدام Folder خاصي در D Drive دارند. اين نوع بايگاني فقط در رابطه با نامه‌هاي صادره انجام مي‌شود و بايگاني نامه‌هاي وارده به صورت دستي انجام مي‌شود.

 

 

 

                                                                

 

 


جستجو در سايت:

© سايت مركز رشد استعدادهاي درخشان - 1387 - RayanPajouh